Met deze tips lukt het je om sneller te werken en houd je meer tijd over

Jij hebt ze vast en zeker. Van die off days waarvan je zou willen dat ze heel snel voorbij gaan. Hoort bij het ondernemerschap, veren uitschudden en door!

Vaker zul je ervaren dat de dagen juist voorbij vliegen. Een keer knipperen met je ogen en de dag is voorbij. 24-uur is niet genoeg voor getting all the things done. Jouw klanten zijn prio numero uno, de reden dat jouw bedrijf bestaat. Daarnaast wil jij als ondernemer blijven groeien en alle mooie plannen die je voor jouw business hebt, uitvoeren. Maar ja…je hebt maar 24 uur hè. En dan is er ook nog zo iets als een privé leven.

Sneller met meer tempo je werkzaamheden doen, levert je twee dingen op. Meer tijd of meer klanten, ’t is maar net wat jij belangrijk vindt. Spoiler alert……het is een utopie om te denken en te willen dat je alles wat op je bordje ligt, kunt afhandelen. Denk maar aan het liedje van Toontje lager; “Zoveel te doen” 😊.

De 24-uur zijn een feit. Hoe je er mee omgaat, daar heb ik tips voor.

Automatiseer terugkerende werkzaamheden
Automatiseer vaste taken en werkzaamheden zoveel als mogelijk. Een paar voorbeelden. Er zijn legio online tools waarmee je jouw social media berichten automatisch plaatst. Zoals Planoly voor Instagram. Gmail en Outlook hebben heel veel mogelijkheden om berichten automatisch te archiveren of door te sturen. Zelf maak ik veel gebruik van de optie om mailtjes automatisch op een later tijdstip te verzenden. Manychat is een Facebook messenger bot service. Het helpt je om Facebook messenger gesprekken van pagina’s te automatiseren. Je hebt e-mail automation waarmee je een een reeks e-mails naar je klanten stuurt.

Bundel (batch) soortgelijke werkzaamheden
Voer werkzaamheden die op elkaar lijken achter elkaar uit. Je krijgt er routine in, komt in een flow en soms is het zelfs copy | paste. Je kunt ook “batchen” op klantniveau. Werkt hetzelfde. Je doet dan verschillende werkzaamheden voor 1 klant. Deze laatste heeft mijn voorkeur maar dat is persoonlijk.  

Maak van terugkerende werkzaamheden procesbeschrijvingen aan
Echt waar, dit gaat je zo helpen met het besparen van tijd. Je noteert alle stappen die nodig zijn om de taak uit te voeren. Tot in detail. Vervolgens kijk je of alle stappen echt nodig zijn en of je stappen kunt samenvoegen. Je ziet in een oogopslag of zaken efficiënter kunnen. Daarnaast wordt het delegeren van werk veel makkelijker. Met een duidelijk proces wordt dat appeltje, eitje.

Blijf realistisch
Plan niet teveel werk. Blijf realistisch. Je moet tussen de middag gewoon je bammetje met kaas eten, een telefoontje tussendoor beantwoorden en ook de koelkast vult zich niet vanzelf. Teveel doen in te weinig tijd geeft stress en dat is niet ok. Aan de andere kant……. te weinig doen in teveel tijd staat garant voor dingen op je dooie akkertje doen. Je neemt uitgebreid de tijd voor zaken die je bij een strakke tijdplanning 3 keer zo snel kan doen.

Bedenk niet iedere keer nieuwe dingen
Herhaal taken en werkzaamheden totdat je ze met je ogen dicht doet, op de automatische piloot. Iedere keer nieuwe dingen bedenken geeft energie maar kost ook heel veel tijd.

Sta vroeg op
Serieus? Hm, hm. Je ochtenden zijn het meest productief. Hoe eerder jij uit bed gaat, hoe langer de ochtend duurt 😊. Tenzij je een echte nachtuil bent lees voor ochtenden dan avonden, dus laat erin.

Zorg dat je de avond ervoor zaken voorbereid
Zet ’s avonds voor je afsluit zaken alvast klaar zodat je de volgende ochtend goed en snel opstart. Zet alles wat je wilt doen in je agenda voor overzicht en start met je belangrijkste taak.

Done is better than perfect
Perfectie is killing voor je werktempo. Als je wilt, kun je eindeloos doorgaan met finetunen, herlezen, aanpassen en mooi maken. De uren vliegen voorbij DOE DIT DUS NIET. Tenzij het je offday is😊.

Starve you distractions
En dat zijn er nog al wat. Appjes, meldingen, social media, het wasje. Leg je telefoon in een andere ruimte. Zet alle mailmeldingen uit. Beperk het aantal tabjes (open pagina’s) op je computer en houd ramen en deuren gesloten 😊.

Voilà , negen tips. Probeer 1 of 2 uit en kijk wat voor jou werk. Heb je nog een 10de tip, dan hoor ik die graag!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *